Druckerratgeber: Dokumente scannen – ideale Wege vom Drucker auf den PC
Dokumente zu scannen und vom Drucker auf den PC zur Speicherung zu schicken, ist oftmals eine notwendige, aber auch hilfreiche Methode, um wichtige Papiere oder Bilder digital zu erhalten. Zudem spart eine digitale Ablage Platz, ist schnell auch über ein CMS-System abrufbar und jederzeit per E-Mail zu versenden. Wie sich Dokumente einfach scannen lassen und welche Wege ideal sind, um den Scan vom Drucker auf den PC zu speichern, haben Ihnen unsere Experten von 1a-gebrauchte-drucker.de hier in einem Druckerratgeber zusammengefasst.
Fotos und Dokumente scannen: Formate und Auflösungen
Sie können die Formate wählen, in welchen Sie Ihre Fotos oder Dokumente scannen und auf dem PC speichern. Bei einem Bild ist es gängig, die Datei als JPG oder PNG zu sichern, wohingegen Textdateien bestenfalls als PDF digital aufbewahrt werden sollten. So vermeiden Sie das Risiko, dass Ihr Speichergut in einigen Jahren unter Umständen nicht mehr erkannt und nicht mehr geöffnet werden kann. Speicherungen als JPG- bzw. PDF-Datei sind schon lange bewährte Formate, die gute Qualität liefern und unkompliziert zu handhaben sind. Selbst viele Behörden akzeptieren mittlerweile übermittelte Dokumente im PDF-Format oder nutzen es selbst zur Bereitstellung von Informationen.
Tipp: Selbst wenn es Ihnen passiert, dass Sie bei Ihrem Dokumenten-Scan die falschen Einstellungen für das Dateiformat getätigt haben, ist dies kein Problem. Sie können zum einen erneut zum Scanner greifen und den Vorgang wiederholen. Oder aber Sie wandeln die Datei einfach mit einem PDF-Drucker um. Dabei handelt es sich um eine Software, die im Internet zumeist kostenlos zu bekommen ist, wie etwa PDF24.
Zu den Einstellungen beim Dokumente Scannen gehört auch die Auflösung, die mit 300 dpi in der Regel absolut ausreichend ist. Höhere Auflösungen haben den Nachteil, dass sie die Dateigrößen sehr aufblähen, viel Speicherplatz benötigen und Probleme beim E-Mailversand verursachen können. Beim Scannen von Bildern ist eine gewünschte höhere Dateiauflösung nachvollziehbar. Doch Sie sollten immer berücksichtigen, dass bereits eine verdoppelte Scanauflösung die Dateigröße vervierfacht.
Ohne Software: Dokumente scannen und vom Drucker auf den PC speichern
Um Dokumente zu scannen und vom Drucker auf den PC zu speichern, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zunächst benötigen Sie einen Scanner oder Multifunktionsdrucker (wie zum Beispiel einen HP Color Laserjet CM6030 MFP - CE664A), der mit dem Computer per Kabel oder WLAN kompatibel verbunden ist.
Nun können Sie mit einer speziellen Software vorgehen, die zumeist von den Druckerherstellern mitgeliefert oder online bereitgestellt wird. Es geht aber auch anders und ohne zusätzliche Scansoftware, sofern Sie als Betriebssystem Windows 10 benutzen.
Hier sehen Sie Schritt für Schritt, wie Sie bei Windows 10 vorgehen müssen, um Ihre Dokumente ohne Software zu scannen und anschließend vom Drucker auf den PC zu speichern:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf 'Start' und klicken Sie 'Suchen' an.
- Geben Sie 'Windows-Fax und -Scan' in die Suchzeile ein.
- Öffnen Sie die App, klicken Sie im oberen Menü auf 'Neuer Scan' und wählen Sie den zu verwendenden Scanner bzw. Gerät aus.
- Tätigen Sie Ihre gewünschten Einstellungen wie Dateiformat, Scanbereich, Auslösung etc.
- Klicken Sie nun auf 'Scannen'.
- Die Seiten Ihrer gescannten Unterlagen werden abschließend im Ordner 'Dokumente' > 'Gescannte Dokumente' gespeichert.
Natürlich können Sie auch andere Zielordner angeben, in welchen Sie Ihre Dokumente nach dem Scannen vom Drucker auf den PC speichern.
Software-Alternativen für das Scannen vom Drucker auf den PC
Sofern Sie nach anderen Anwendungen schauen, um das Scannen vom Drucker auf den PC zu tätigen, ist dies mit einer Reihe von Programmen möglich. Dazu zählen beispielsweise viele Bildbearbeitungsprogramme, Textprogramme und Apps, die diese Funktion beherrschen. Wobei Bilderapps dahingehend zumeist besser ausgestattet sind. Sie können die Scan- und Speicherfunktionen in der Regel unter den Menüpunkten 'Scannen' oder 'Importieren' finden.
Wenn Sie über diesen Ratgeber hinaus weitere Hilfe benötigen, steht Ihnen unser Expertenteam für gebrauchte Drucker gerne zur Verfügung.
Fazit: Egal, für welche Methode Sie sich beim Scannen vom Drucker auf den PC entscheiden: Es stellt eine haltbare Lösung der Nachhaltigkeit für Ihre Dokumente und Bilder dar!